Protection des données
Finalité du traitement des données
HINSCHG
Conformément à l'obligation prévue par la loi allemande sur la protection des lanceurs d'alerte (HinSchG), un système d'alerte interne numérique a été mis en place avec le système AdvoWhistle. AdvoWhistle fait partie du système de gestion de la conformité.
Les collaborateurs, clients, partenaires commerciaux ou autres personnes effectuant des signalements peuvent signaler de manière sécurisée et confidentielle les violations présumées des lois et des règles internes via AdvoWhistle. Cela vise à favoriser la détection et la prévention des violations graves des règles et à éviter des risques et des dommages considérables.
LKSG
Conformément à l'obligation prévue par la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement (LkSG), une procédure de plainte numérique a été mise en place avec le système AdvoWhistle. La procédure de plainte fait partie de la gestion des risques LkSG.
Les employés, clients, partenaires commerciaux ou autres personnes signalant des faits peuvent utiliser AdvoWhistle pour signaler de manière sûre et confidentielle les risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement, ainsi que les violations des obligations en matière de droits de l'homme et d'environnement. Cela vise à promouvoir la détection et la prévention des risques et violations importants et à éviter les risques et dommages considérables.
Responsabilité
Le responsable du traitement des données à caractère personnel dans le cadre d'un mandat d'avocat est : Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte PartGmbB, Große Langgasse 1A, 55116 Mayence, Allemagne, téléphone +49 6131 287700, e-mail advowhistle@bette.legal (ci-après dénommés « avocats de confiance »).
Les avocats Stephanie Kappen et Christian Faber sont responsables du contenu. Le délégué à la protection des données de Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte est joignable à l'adresse susmentionnée et à l'adresse datenschutz@bette.legal.
Infrastructure technique
Les avocats de confiance utilisent le logiciel du système d'alerte du prestataire de services techniques iComply GmbH, Große Langgasse 1A, 55116 Mayence, Allemagne.
Les données et informations à caractère personnel qui y sont saisies sont stockées dans une base de données exploitée par le prestataire de services techniques dans un centre de données certifié ISO/IEC 27001. Seuls les avocats de confiance expressément autorisés peuvent consulter les données. Le cryptage de bout en bout de toutes les données, la protection par mot de passe à plusieurs niveaux, les mesures techniques et organisationnelles et les certifications régulières garantissent que le prestataire de services techniques, l'exploitant du centre de données et d'autres tiers n'ont pas accès aux données.
Bases juridiques
La base juridique pour le traitement des signalements relevant du champ d'application de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte est l'obligation légale prévue à l'article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD en liaison avec l'article 10 de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte (HinSchG).
La base juridique pour le traitement des signalements relevant du champ d'application de la LkSG est l'obligation légale prévue à l'article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD en liaison avec l'article 8 de la LkSG.
La base juridique pour le traitement des signalements relatifs à des violations des règles internes est l'intérêt légitime prépondérant à la détection et à la prévention de violations graves des règles et à la prévention des risques et dommages associés, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.
Utilisation du portail de signalement
L'utilisation d'AdvoWhistle est volontaire. Lorsqu'un signalement est effectué, AdvoWhistle collecte les données et informations personnelles suivantes :
- Personne effectuant le signalement : nom (si vous divulguez votre identité), coordonnées (si vous les fournissez)
- Personnes concernées par les incidents : prénom et nom, informations sur les incidents et les soupçons d'infractions à la loi et aux règles
- Témoins et/ou tiers mentionnés dans le signalement (par exemple, clients, fournisseurs, collègues ou partenaires commerciaux) : prénom et nom, coordonnées
Lors de la transmission d'informations et de l'envoi de compléments, des pièces jointes peuvent être transmises. Afin de garantir l'anonymat, les données personnelles cachées doivent être supprimées avant l'envoi. Si cela n'est pas possible, seul le texte de ces fichiers peut être copié dans le formulaire de signalement numérique, ou des impressions de ces fichiers peuvent être envoyées à l'adresse postale des avocats de confiance.
Confidentialité
Les informations reçues sont traitées par un cercle restreint d'avocats de confiance expressément autorisés et sont toujours traitées de manière confidentielle. Les avocats de confiance examinent les faits et, si nécessaire, procèdent à une enquête plus approfondie sur le cas. Toute personne ayant accès aux données est tenue à la confidentialité.
Pour le traitement ultérieur des informations reçues, il est régulièrement nécessaire de les transmettre au client. Dans la mesure où cela a été convenu, les avocats de confiance demandent toujours le consentement explicite de la personne qui a fourni les informations avant de les transmettre.
Si le client a son siège en dehors de l'Union européenne et que des réglementations différentes en matière de protection des données à caractère personnel y sont en vigueur, les avocats de confiance veillent toujours à ce que les dispositions applicables en matière de protection des données soient respectées lors de la transmission des informations.
Information des personnes mises en cause
Les avocats de confiance ne sont en principe pas tenus d'informer les personnes mises en cause que des informations les concernant ont été reçues, car les avocats sont soumis à l'exception prévue à l'article 14, paragraphe 5, point d), du RGPD relative au secret professionnel. Le contenu des informations est collecté et traité dans le cadre de la relation mandataire-mandant.
Droits des personnes concernées
Les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées (personnes concernées) ont le droit, sur demande, d'obtenir gratuitement des informations sur les données à caractère personnel enregistrées les concernant, leur origine, leurs destinataires et la finalité du traitement des données. Si nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer au traitement pour des raisons légitimes liées à votre situation particulière (droit d'opposition).
En outre, les personnes concernées ont le droit de rectifier des données à caractère personnel inexactes, le droit de supprimer des données à caractère personnel, le droit de limiter le traitement des données à caractère personnel et le droit à la portabilité des données.
Les personnes concernées ont également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle. Pour ce faire, elles peuvent s'adresser à l'autorité de contrôle de leur lieu de résidence habituel ou de leur lieu de travail, ou aux avocats de confiance.
Durée de conservation des données
HINSCHG
La documentation relative aux informations et les données à caractère personnel qu'elle contient sont en principe supprimées trois ans après la clôture de la procédure. Dans certains cas, la documentation peut être conservée plus longtemps afin de satisfaire aux exigences de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte (HinSchG) ou d'autres dispositions légales, dans la mesure où cela est nécessaire et proportionné. À des fins de documentation, une évaluation finale est également enregistrée.
LKSG
La documentation relative aux signalements et les données à caractère personnel qu'elle contient sont en principe supprimées sept ans après la clôture de la procédure. Dans certains cas particuliers, la documentation peut être conservée plus longtemps afin de satisfaire aux exigences de la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement (LkSG) ou d'autres dispositions légales, dans la mesure où cela est nécessaire et proportionné. À des fins de documentation, une évaluation finale est également enregistrée.