Protección de datos
Finalidad del tratamiento de datos
HINSCHG
De conformidad con la obligación establecida en la Ley de protección de denunciantes (HinSchG), se ha creado un sistema interno de denuncia digital denominado AdvoWhistle. AdvoWhistle forma parte del sistema de gestión del cumplimiento normativo.
Los empleados, clientes, socios comerciales u otras personas denunciantes pueden utilizar AdvoWhistle para informar de forma segura y confidencial sobre sospechas de infracciones de la ley y de las normas internas. El objetivo es promover la detección y prevención de infracciones graves y evitar riesgos y daños considerables.
LKSG
De conformidad con la obligación establecida en la Ley de diligencia debida en la cadena de suministro (LkSG), se ha establecido un procedimiento de reclamación digital con el sistema AdvoWhistle. El procedimiento de reclamación forma parte de la gestión de riesgos de la LkSG.
Los empleados, clientes, socios comerciales u otras personas que denuncien irregularidades pueden utilizar AdvoWhistle para informar de forma segura y confidencial sobre riesgos relacionados con los derechos humanos y el medio ambiente, así como sobre el incumplimiento de obligaciones relacionadas con los derechos humanos y el medio ambiente. El objetivo es promover la detección y prevención de riesgos y violaciones importantes y evitar riesgos y daños considerables.
Responsabilidad
El responsable del tratamiento de los datos personales en el marco de una relación de mandato con un abogado es: Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte PartGmbB, Große Langgasse 1A, 55116 Maguncia, Alemania, teléfono +49 6131 287700, correo electrónico advowhistle@bette.legal (en lo sucesivo, «abogados de confianza»).
Los responsables del contenido son la abogada Stephanie Kappen y el abogado Christian Faber. El delegado de protección de datos de Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte puede contactarse en la dirección antes mencionada y en datenschutz@bette.legal.
Infraestructura técnica
Los abogados de confianza utilizan el software del sistema de denuncia de irregularidades del proveedor de servicios técnicos iComply GmbH, Große Langgasse 1A, 55116 Maguncia, Alemania.
Los datos e informaciones personales que se introducen en él se almacenan en una base de datos gestionada por el proveedor de servicios técnicos en un centro de datos con certificación ISO/IEC 27001. Solo los abogados de confianza expresamente autorizados pueden acceder a los datos. El cifrado de extremo a extremo de todos los datos, la protección con contraseña de varios niveles, las medidas técnicas y organizativas y las certificaciones periódicas garantizan que el proveedor de servicios técnicos, el operador del centro de datos y otros terceros no tengan acceso a los datos.
Fundamentos jurídicos
El fundamento jurídico para el tratamiento de las denuncias que entran en el ámbito de aplicación de la Ley de protección de denunciantes es la obligación legal prevista en el artículo 6, apartado 1, letra c), del RGPD, en relación con el artículo 10 de la Ley de protección de denunciantes (HinSchG).
La base jurídica para el tratamiento de las denuncias que entran en el ámbito de aplicación de la LkSG es la obligación legal prevista en el artículo 6, apartado 1, letra c), del RGPD, en relación con el artículo 8 de la LkSG.
La base jurídica para el tratamiento de las denuncias relacionadas con infracciones de las normas internas es el interés legítimo predominante en la detección y prevención de infracciones graves de las normas y la consiguiente prevención de riesgos y daños, de conformidad con el artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD.
Uso del portal de denuncias
El uso de AdvoWhistle es voluntario. Al enviar una notificación, AdvoWhistle recopila los siguientes datos e información personales:
- Persona que realiza la notificación: nombre (si revela su identidad), datos de contacto (si los proporciona)
- Personas afectadas por los incidentes: nombre y apellidos, información sobre los incidentes y sospechas de infracciones legales y normativas
- Testigos y/o terceros mencionados en la denuncia (por ejemplo, clientes, proveedores, compañeros de trabajo o socios comerciales): nombre y apellidos, datos de contacto
Al enviar información y envíos complementarios, se pueden adjuntar archivos. Si se desea mantener el anonimato, se deben eliminar los datos personales ocultos antes del envío. Si esto no es posible, solo se puede copiar el texto de estos archivos en el formulario de notificación digital o enviar copias impresas de estos archivos a la dirección postal de los abogados de confianza.
Confidencialidad
Las denuncias recibidas son atendidas por un círculo restringido de abogados de confianza expresamente autorizados y se tratan siempre de forma confidencial. Los abogados de confianza examinan los hechos y, si es necesario, llevan a cabo una investigación más exhaustiva del caso. Toda persona que tenga acceso a los datos está obligada a mantener la confidencialidad.
Para el posterior tratamiento de las denuncias recibidas, es necesario, por regla general, transmitirlas al cliente. Si así se acuerda, los abogados de confianza siempre obtendrán el consentimiento expreso de la persona denunciante antes de proceder a dicha transmisión.
Si el cliente tiene su sede fuera de la Unión Europea y allí existen normas diferentes en materia de protección de datos personales, los abogados de confianza velarán siempre por que se cumplan las disposiciones pertinentes en materia de protección de datos al transmitir la información.
Información a las personas acusadas
Los abogados de confianza no están obligados a informar a las personas acusadas de que se han recibido indicios que les conciernen, ya que los abogados están sujetos a la excepción prevista en el artículo 14, apartado 5, letra d), del RGPD en materia de secreto profesional. El contenido de los indicios se recopila y trata en el marco de la relación mandatoria.
Derechos de los interesados
Las personas cuyos datos personales se tratan (interesados) tienen derecho a solicitar, de forma gratuita, información sobre los datos personales almacenados sobre ellos, su origen y destinatarios, y la finalidad del tratamiento de los datos. Si tratamos sus datos sobre la base de nuestro interés legítimo, usted tiene derecho a oponerse al tratamiento si existen motivos legítimos derivados de su situación particular (derecho de oposición).
Además, los interesados tienen derecho a la rectificación de los datos personales inexactos, a la supresión de los datos personales, a la limitación del tratamiento de los datos personales y a la portabilidad de los datos.
Los interesados también tienen derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. Para ello, los interesados pueden dirigirse a la autoridad de control de su lugar de residencia habitual o de trabajo, o a los abogados de confianza.
Periodo de conservación de los datos
HINSCHG
La documentación de las denuncias y los datos personales que contienen se eliminan, por regla general, tres años después de la conclusión del procedimiento. En casos concretos, la documentación puede conservarse durante más tiempo para cumplir los requisitos de la Ley de protección de los denunciantes (HinSchG) u otras disposiciones legales, siempre que sea necesario y proporcionado. Además, se almacena una evaluación final con fines de documentación.
LKSG
La documentación de las denuncias y los datos personales que contienen se eliminarán, por regla general, siete años después de la conclusión del procedimiento. En casos concretos, la documentación podrá conservarse durante más tiempo para cumplir los requisitos de la Ley de diligencia debida en la cadena de suministro (LkSG) u otras disposiciones legales, siempre que sea necesario y proporcionado. Además, se almacenará una evaluación final con fines de documentación.